Šiandien daugelio sveikatos bendrovių ir organizacijų prašoma įrodyti – vyriausybei ar klientams – kad jos veikia saugiai ir laikosi reikalavimų. Tai reiškia, kad daugėja medicininių auditų.
Kiekvienas auditas atima daug laiko ir sutrikdo įprastą verslo veiklą. Tačiau medicininis auditas yra būtinas siekiant sukurti ir išlaikyti suinteresuotų šalių pasitikėjimą, užtikrinti skaidrumą ir spręsti trečiųjų šalių saugumo ir privatumo problemas. Atitiktis teisės aktų reikalavimams gali tapti jūsų įmonės išskirtinumu – galimybe įrodyti klientams, kad dirbate saugiai ir galima pasitikėti, kad apsaugosite jų konfidencialią informaciją.
Pasirengimas medicininiam auditui – tai įrodymų rinkimas, procedūrų dokumentavimas, saugumo reikalavimų vykdymas, sistemų ir duomenų srautų supratimas – visa tai yra pasirengimo auditui dalis. Gera žinia yra ta, kad prieš atliekant medicininį auditą galima imtis tam tikrų priemonių, kurios palengvins dalį audito metu patiriamo skausmo. Viena iš tokių priemonių – rizikos valdymo platformos naudojimas. Į savo vidaus struktūrą įtraukę atitikties procesus, auditą galėsite atlikti greičiau ir atskleisti informaciją, naudingą ir klientams, ir darbuotojams.
Nėra patikimo būdo, kaip palengvinti atitikties auditą. Atliekant tokį auditą reikia įsigilinti tiek į vidaus, tiek į išorės atitikties riziką ir procesus. Norint gauti atitikties meistriškumą įrodantį sertifikatą užtenka, kad net labiausiai pasitikintį savimi vadovą išpiltų šaltas prakaitas. Vertintojai ir auditoriai atlieka išsamią peržiūrą, ir kiekvienas turi savo unikalų požiūrį į atitiktį. Svarbiausias bet kokio atitikties sertifikavimo ar audito tikslas – jį įveikti. Geriausias būdas tai padaryti – tinkamai pasiruošti.
Pateikiame septynis svarbiausius patarimus, kaip pasiruošti medicininiam auditui:
- Išnagrinėkite paskutinį rizikos vertinimą arba ankstesnio audito rezultatus. Ar pašalinote nustatytus trūkumus? Jei jų dar nepašalinote ir bandote atlikti naują medicininį auditą – sustokite.
- Užtikrinkite medicininio audito seką. Viską dokumentuokite. Teisės aktuose nustatyta, kad jei tai nebuvo dokumentuota, vadinasi, tai neįvyko.
- Surinkite programinės įrangos atnaujinimų, atsarginių kopijų tvarkaraščių, organizacinės struktūros, mokymų ir jų rezultatų, turto inventoriaus ir prieigos žurnalų (fizinės prieigos ir prieigos prie neskelbtinų duomenų) dokumentus.
- Suskirstykite medicininio audito apimtį į lengvai valdomas dalis. Gali būti, kad aprėptis yra daug platesnė, nei reikia.
- Prieš pradėdami darbą nuspręskite, kaip ir kada ištaisysite bet kokias problemas, kad jos neužkirstų kelio medicininio audito tikslams. Rekomenduojame ištaisymui skirti 4-6 savaites.
- Nustatykite, kaip medicininis auditas paveiks jūsų veiklos rezultatus. Ar auditas padidins pajamas, nes laimėsite naują klientą, ar sumažins išlaidas? Medicininis auditas – tai galimybė patobulinti įmonės veiklą.
- Nepamirškite, kad vieną kartą padarytas darbas nėra padarytas visiems laikams. Pasirengimo medicininiam auditui procesą paverskite nuolatinės atitikties programos dalimi. Dauguma sertifikatų, reikalauja, kad reguliariai įrodytumėte, jog vis dar laikotės reikalavimų.
