Pasirinkti tinkamą apskaitos sprendimą nėra taip paprasta, kaip gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio. Per penkiolika metų konsultuodamas smulkias ir vidutines įmones mačiau dešimtis atvejų, kai skubotas sprendimas vėliau kainavo brangiai – tiek pinigais, tiek nervais.
Štai klausimai, kuriuos rekomenduoju apsvarstyti prieš priimant galutinį sprendimą.
Ar sistema augs kartu su manimi?
Dažna klaida – rinktis sprendimą pagal dabartinę situaciją, neįvertinant ateities. Įmonė, šiandien turinti tris darbuotojus ir keliasdešimt sąskaitų per mėnesį, po dvejų metų gali atrodyti visiškai kitaip.
Prieš pasirinkdami, paklauskite: kiek operacijų sistema gali apdoroti? Ar galima pridėti papildomų vartotojų? Kokie papildomi moduliai prieinami augant poreikiams? Geriausi sprendimai leidžia pradėti nuo bazinių funkcijų ir plėsti jas pagal poreikį, nemokant už tai, ko dar nereikia.
Kaip sistema integruojasi su mano kasdieniu darbu?
Izoliuota apskaitos programa, į kurią duomenis reikia suvesti rankiniu būdu, šiandien nebėra priimtinas variantas. Verslininkai dirba su bankais, e. parduotuvėmis, sandėlio sistemomis, kasos aparatais. Jei kiekvienas šių elementų reikalauja atskiro duomenų perkėlimo, prarandamas laikas ir didėja klaidų tikimybė.
Ieškokite sprendimų, kurie natūraliai jungiasi su jūsų naudojamais įrankiais. Šiuolaikinės programos buhalterinei apskaitai paprastai siūlo integracijas su populiariausiomis platformomis, todėl duomenų srautas vyksta automatiškai.
Kas nutiks, jei kažkas nepavyks?
Tai klausimas, kurį verslininkai dažnai pamiršta užduoti, kol nesusiduria su problema. Techninės klaidos, duomenų praradimas, sistemos gedimai – visa tai gali nutikti bet kuriam tiekėjui.
Svarbu išsiaiškinti: kaip dažnai daromos atsarginės kopijos? Kur saugomi duomenys? Ar yra galimybė greitai atkurti informaciją? Koks techninio palaikymo reagavimo laikas? Patikimi tiekėjai šiuos dalykus nurodo atvirai, o vengiantys atsakyti turėtų kelti abejonių.
Ar suprasiu, ką darau?
Net pažangiausia sistema neduos naudos, jei ja naudotis per sudėtinga. Verslininkas negali sau leisti savaitėmis mokytis programos, kai laukia klientai ir partneriai.
Rekomenduoju prieš perkant išbandyti demonstracinę versiją. Pabandykite atlikti pagrindines operacijas: sukurti sąskaitą, įvesti mokėjimą, sugeneruoti ataskaitą. Jei šie veiksmai kelia frustraciją jau pirmą dieną, situacija vargu ar pagerės vėliau. Gera sistema turėtų būti intuityvi, o mokymosi kreivė – nuosaiki.
Kiek tai iš tiesų kainuos?
Kaina – akivaizdus kriterijus, tačiau ne visada teisingai suprantamas. Mėnesinė prenumerata ar vienkartinis mokestis – tik dalis išlaidų. Reikia įvertinti ir paslėptus kaštus: diegimo mokestį, papildomų modulių kainas, techninį palaikymą, mokymų išlaidas.
Be to, verta skaičiuoti ne tik išlaidas, bet ir potencialų sutaupymą. Jei sistema leidžia sutaupyti penkias darbo valandas per savaitę, tai per metus sudaro daugiau nei dviejų šimtų valandų ekonomiją. Kokia šio laiko vertė jūsų veikloje?
Ko galima pasimokyti iš kitų klaidų
Per savo praktiką mačiau įvairių situacijų. Viena gamybinė įmonė pasirinko pigiausią rinkoje esančią sistemą ir po metų turėjo migruoti visus duomenis į kitą platformą, nes pirmoji tiesiog nebeatlaikė apkrovos. Kita įmonė investavo į brangų tarptautinį sprendimą, kuris pasirodė nesuderinamas su Lietuvos mokesčių reikalavimais.
Dažniausios klaidos: pasirinkimas vien pagal kainą, rekomendacijų ignoravimas, demonstracinės versijos neišbandymas, integracijos poreikių neįvertinimas.
Praktinis patarimas pabaigai
Prieš priimdami sprendimą, pasikalbėkite su keliais tiekėjais. Užduokite jiems tuos pačius klausimus ir palyginkite atsakymus. Atkreipkite dėmesį ne tik į tai, ką jie sako, bet ir kaip sako. Tiekėjas, kuris domisi jūsų poreikiais ir siūlo sprendimus pagal juos, o ne tiesiog bando parduoti brangiausią paketą, greičiausiai bus geresnis partneris ilgalaikėje perspektyvoje.
Tinkamai pasirinkta apskaitos sistema tampa nematoma – ji tiesiog veikia fone ir leidžia jums susikoncentruoti į tai, kas svarbiausia: savo verslą.
